Calculatorul contabilei nu pornește într-o dimineață de luni, iar în el se află facturile, extrasele și contractele ultimilor ani. Sau un angajat șterge din greșeală un folder partajat, sau un virus criptează fișierele și cere bani pentru ele. Astfel de zile se întâmplă mai des decât vrem să credem, iar diferența dintre o neplăcere de două ore și o criză de două săptămâni este una singură: ai sau nu ai o copie bună. Firmele mici nu au departament de IT, dar pot avea un sistem de copii simplu, ieftin și testat. Mai jos e un model practic, bazat pe o regulă ușor de ținut minte, adaptat unei echipe de cinci până la douăzeci de oameni.
Regula 3-2-1, explicată fără jargon
Specialiștii în siguranța datelor repetă de ani de zile o regulă scurtă: trei copii ale datelor importante, pe două tipuri diferite de suport, dintre care una păstrată în afara firmei. Prima copie este cea de lucru, cea de pe calculator sau server. A doua poate fi un disc extern sau un dispozitiv de rețea din birou. A treia stă în altă parte: într-un serviciu online de stocare sau pe un disc dus acasă.
De ce trei? Pentru că o singură copie poate fi pierdută odată cu originalul, de exemplu într-un incendiu sau la un furt. De ce două tipuri de suport? Pentru că aceeași defecțiune poate lovi două discuri identice. De ce una în altă parte? Pentru că un dezastru fizic la sediu nu trebuie să ia și datele, și copiile.
Regula nu cere echipamente scumpe. Cere doar să te gândești la ce se întâmplă dacă pierzi totul într-o clipă și să te asiguri că ai un loc din care te poți reface.
Ce merită copiat și ce nu
Nu toate fișierele valorează la fel. Începe cu lista celor fără care firma nu merge: documente contabile, contracte, oferte, baze de clienți, proiecte în lucru, fotografii de produs, parole și licențe. Programele instalate se pot reinstala, deci nu sunt prioritare, dar fișierele de configurare și cheile lor, da.
Verifică unde se află, de fapt, datele. În multe firme, jumătate dintre fișiere stau în folderul „Desktop” al fiecărui angajat, care nu e copiat de nimeni. Mută munca într-un loc comun, un folder partajat sau un serviciu online, și copiază acel loc. Astfel, nu mai depinzi de grija fiecăruia.
Nu uita de ce nu se vede ușor: e-mailul firmei, calendarele, agendele de contacte, site-ul și baza lui de date, aplicațiile folosite în cloud. Unele servicii păstrează copii pentru tine, dar nu toate, și nu pentru totdeauna. Citește condițiile și, în caz de dubiu, cere o părere de la cineva care se pricepe.
Un exemplu concret ajută. La un cabinet cu patru oameni, esențialele pot fi: dosarele clienților, programul de facturare cu baza lui de date, e-mailul și un folder cu șabloane. Toate încap, probabil, pe un disc obișnuit. Dacă le scrii pe o foaie, vei vedea că lista este mai scurtă decât te temeai, iar munca de protecție devine mult mai ușoară decât pare la prima privire.
Cât de des și cât timp păstrezi copiile
Frecvența depinde de cât de mult ai putea pierde fără să te afecteze. Dacă faci o copie pe noapte, în cel mai rău caz pierzi o zi de muncă. Dacă o faci săptămânal, pierzi o săptămână. Răspunde onest: câte ore de muncă ai fi dispus să refaci? Pentru multe firme mici, răspunsul este o zi, deci o copie zilnică.
La fel de important este cât timp păstrezi versiunile vechi. O copie care o înlocuiește pe cea de ieri nu te ajută dacă ai aflat că un fișier a fost stricat acum trei zile. Păstrează câteva copii zilnice, câteva săptămânale și una-două lunare. Așa poți merge înapoi la un punct de dinaintea problemei.
- Copii zilnice, păstrate cel puțin două săptămâni.
- Copii săptămânale, păstrate cel puțin două luni.
- O copie lunară, păstrată un an sau mai mult, pentru documente cu valoare legală.
- O copie separată, scoasă din rețea, pentru situația unui virus care criptează tot.
- O notă clară despre cine verifică dacă totul a rulat.
Ransomware-ul și motivul pentru care o copie conectată nu ajunge
Programele care criptează fișierele și cer bani caută și copiile din apropiere. Un disc extern lăsat permanent conectat, sau un folder de rețea cu drepturi de scriere pentru toți, poate fi criptat odată cu originalul. De aceea una dintre copii trebuie să fie izolată: un disc care se conectează doar în timpul copierii și apoi se scoate, sau un serviciu online cu istoric de versiuni, care permite revenirea la o stare dinainte de atac.
Nu plăti niciodată fără să ceri sfatul unui specialist. Plata nu garantează recuperarea datelor, iar uneori atacatorii revin. Cel mai bun apărător este o copie curată, întreținută din timp.
Completează cu câteva măsuri de bun-simț: actualizări la zi pentru sistem și programe, o parolă diferită pentru fiecare serviciu, un gest de prudență la atașamentele neașteptate. Sunt mici, dar opresc multe atacuri banale.
Atenție și la telefoane și laptopuri. Angajații care lucrează din mers păstrează adesea documente importante doar pe aparatul personal, care se poate pierde, strica sau fura. Stabilește o regulă simplă: orice document de lucru ajunge în spațiul comun al firmei, iar aparatele personale se blochează cu parolă și se criptează. Un laptop pierdut devine astfel o problemă de cumpărat un aparat nou, nu una de scurgere de date.
Cloud, disc extern sau ambele
Un serviciu online de copii are avantajul că lucrează singur, în fundal, și păstrează datele în afara sediului. Dezavantajul este costul lunar și dependența de conexiunea la internet: refacerea a sute de gigabyți poate dura zile. Un disc extern este rapid la refacere, dar depinde de cineva care să-l conecteze, să-l verifice și să-l țină departe de incendii sau furturi.
Pentru majoritatea firmelor mici, combinația e cea mai sensată: un disc sau un dispozitiv de rețea pentru refaceri rapide și un serviciu online pentru protecția pe termen lung. Alege furnizori cunoscuți, cu condiții clare despre unde sunt stocate datele și cine are acces la ele. Dacă lucrezi cu date personale ale clienților, verifică reglementările aplicabile și cere sfatul unui specialist în protecția datelor.
Criptează copiile care ies din birou. Un disc pierdut în tren sau un cont online compromis nu trebuie să dea cuiva acces la toate informațiile firmei. Parola de criptare se păstrează separat, într-un loc sigur.
Testul pe care aproape nimeni nu îl face
O copie neîncercată este o speranță, nu o garanție. Mulți află abia în ziua problemei că discul era gol, că programul de copiere se oprise acum două luni sau că fișierele sunt imposibil de deschis. Un test de refacere durează puțin și se face o dată pe trimestru.
Alege la întâmplare un folder și restaurează-l pe alt calculator. Deschide câteva fișiere, verifică dacă sunt complete și măsoară cât a durat. Dacă ai nevoie de o oră pentru un folder mic, imaginează-ți cât ar dura pentru tot. Notează rezultatul, ca să știi ce să le spui clienților dacă se întâmplă cu adevărat.
Controlează și mesajele de eroare ale programului de copiere. Multe sisteme trimit o alertă când ceva nu merge, dar ea ajunge într-un e-mail pe care nu-l citește nimeni. Stabilește cine primește alertele și cine răspunde de ele.
Păstrează un registru foarte simplu: data testului, ce ai restaurat, cât a durat, ce a mers prost. După câteva trimestre vei vedea cum se îmbunătățește sistemul și vei avea ceva de arătat unui client sau unui partener care întreabă cum îi protejezi datele. Documentația scurtă bate memoria oricui, mai ales când omul care știa tot pleacă din firmă.
Cine răspunde și ce faci în ziua cea proastă
Într-o firmă fără IT, responsabilitatea se pierde ușor. Desemnează un om, cu un înlocuitor, care răspunde de copii: verifică săptămânal că rulează, face testul trimestrial și știe cum se refac datele. Nu trebuie să fie specialist, dar trebuie să aibă timp și să țină minte procedura.
Scrie o pagină cu pașii de urmat într-o situație de criză: pe cine suni, unde sunt copiile, în ce ordine refaci sistemele, cine anunță clienții. Printează-o și pune-o într-un loc accesibil, nu doar pe calculatorul care s-ar putea strica. Într-o zi proastă, o foaie de hârtie bine plasată valorează mai mult decât un document perfect pe un disc inaccesibil.
Verifică de la început cine are acces la ce. Nu toți angajații trebuie să poată șterge tot. Drepturile limitate reduc riscul de greșeli, dar și efectul unui cont compromis.
Ce faci în această săptămână
Începe cu lista fișierelor fără de care firma nu poate lucra. Verifică unde se află ele acum și dacă există măcar o copie în afara calculatorului pe care stau. Dacă nu, cumpără sau activează un loc pentru a doua copie și pornește prima copiere. Programează apoi o dată în calendar, peste trei luni, pentru primul test de refacere. Când cineva te va întreba, peste un an, ce ai făcut pentru siguranța datelor, vei avea un răspuns concret.
