Factura proformă este un document prin care vânzătorul îi arată clientului ce produse sau servicii urmează să livreze și ce sumă are de plătit, fără ca suma să fie încă o vânzare înregistrată. Factura fiscală este documentul care confirmă că livrarea sau prestarea s-a făcut și care apare în contabilitatea ambelor părți.
La prima vedere seamănă: același antet, aceleași rânduri cu produse, același total. Diferența este de fond, iar un antreprenor începător o află de obicei când un client plătește „pe proformă”, iar apoi contabila nu găsește nimic în evidențe. Merită să le luăm pe rând, ca să știi exact ce emiți și când.
Ce este, de fapt, o factură proformă
Proforma este o ofertă fermă pusă pe hârtie. Se emite înainte de livrare, de obicei când clientul vrea să plătească în avans sau are nevoie de un document pentru aprobarea internă a cheltuielii. Nu poartă seria și numărul din registrul de facturi fiscale, nu se raportează ca vânzare și nu generează TVA de plată pentru emitent.
Un astfel de document conține, de regulă, datele vânzătorului și ale cumpărătorului, lista produselor sau serviciilor cu cantități și prețuri, valoarea totală, perioada în care oferta rămâne valabilă și contul bancar în care se face plata. Multe firme adaugă explicit mențiunea „document fără valoare fiscală”, tocmai ca să nu apară neînțelegeri.
Ce conține și ce obligații creează factura fiscală
Factura fiscală se emite după livrarea bunurilor sau prestarea serviciului, în termenele cerute de legislația fiscală, și trebuie să respecte conținutul obligatoriu: serie și număr, data emiterii, identificarea părților, descrierea bunurilor sau serviciilor, baza de impozitare, cota de TVA unde este cazul și totalul de plată. Odată emisă, ea intră în evidența de vânzări a emitentului și în cea de cumpărări a clientului, iar clientul plătitor de TVA o poate folosi pentru deducere.
Din asta rezultă și cea mai importantă consecință practică: o factură fiscală greșită nu se șterge, ci se corectează prin stornare sau prin document rectificativ. Proforma, în schimb, se poate modifica sau anula oricând, fără urmări contabile, pentru că nu a intrat nicăieri.
Proformă și factură fiscală: comparație pe criterii
| Criteriu | Factura proformă | Factura fiscală |
|---|---|---|
| Rol | Ofertă și cerere de plată | Dovada unei livrări sau prestări |
| Moment | Înainte de livrare | La livrare sau în termenul legal după ea |
| Înregistrare contabilă | Nu se înregistrează ca vânzare | Se înregistrează la vânzător și la client |
| TVA | Nu se declară | Se declară conform regimului firmei |
| Modificare | Liberă, fără urmări | Doar prin stornare sau rectificare |
| Deducere la client | Nu poate fi dedusă | Poate fi dedusă, dacă sunt îndeplinite condițiile |
Când are sens să folosești o proformă?
Proforma este utilă ori de câte ori între ofertă și livrare trece timp sau banii se mișcă înainte de marfă. Cazurile tipice:
- clientul plătește un avans și vrea un document pe baza căruia să facă transferul;
- comanda este personalizată și vrei confirmarea plății înainte să începi producția;
- cumpărătorul trebuie să obțină o aprobare internă, iar departamentul lui cere un document cu suma exactă;
- trimiți o ofertă cu preț fix, valabilă o perioadă limitată.
Dacă livrezi imediat și încasezi pe loc, proforma nu are rost: emiți direct factura fiscală și ai un singur document de urmărit.
Cum transformi proforma în factură fiscală, pas cu pas?
Trecerea de la ofertă la document fiscal are câțiva pași simpli, dar fiecare contează.
- Confirmă ce s-a întâmplat: s-a făcut plata, s-a livrat marfa sau s-a prestat serviciul?
- Emite factura fiscală cu datele din proformă, actualizate dacă s-au schimbat cantitățile sau prețurile.
- Menționează în factură numărul proformei la care se referă, ca să se poată face legătura în arhivă.
- Dacă ai încasat un avans, verifică împreună cu contabilul cum se tratează în factură și în TVA, pentru că regulile diferă în funcție de regimul firmei. Un punct de pornire este explicația despre cum funcționează TVA la încasare.
- Marchează proforma ca „închisă” și păstreaz-o în dosarul comenzii.
Un exemplu din practică
O firmă de mobilă la comandă primește o cerere pentru o bucătărie în valoare de 12.000 de lei. Ea trimite clientului o proformă cu dimensiunile, materialele și termenul de execuție, iar clientul achită jumătate ca avans. Atelierul începe lucrul abia după ce vede banii în cont. La montaj, firma emite factura fiscală pe valoarea întreagă, menționează proforma inițială și scade avansul deja încasat. Tot circuitul este ușor de urmărit, iar contabila găsește fiecare document la locul lui.
Greșeli frecvente cu facturile proforme
Prima greșeală este confuzia de înregistrare: proforma trecută în contabilitate ca venit dublează vânzarea atunci când apare și factura fiscală. A doua este uitarea: clientul a plătit pe proformă, marfa a plecat, iar factura fiscală nu a mai fost emisă, ceea ce lasă o încasare fără document. A treia ține de numerotare, pentru că proformele ținute în același registru cu facturile fiscale produc goluri de serie greu de explicat la un control. Despre cum se pregătesc documentele pentru un asemenea moment găsești detalii în ghidul despre pregătirea pentru un control ANAF.
Mai există o capcană, mai puțin vizibilă: banii încasați în avans nu sunt încă veniturile tale. Până la livrare, ei reprezintă o obligație față de client, adică exact genul de poziție pe care îl urmărești când afli ce sunt creanțele și datoriile unei firme.
Întrebări frecvente
Poate fi dedusă TVA-ul de pe o factură proformă?
Nu. Deducerea se face doar pe baza facturii fiscale, care respectă conținutul cerut de lege.
Cât timp este valabilă o proformă?
Perioada o stabilește emitentul și o scrie pe document. Multe firme folosesc între 5 și 30 de zile, în funcție de cât de stabile sunt prețurile.
Pot emite proformă fără să fiu plătitor de TVA?
Da. Proforma nu este document fiscal, deci poate fi emisă de orice firmă, indiferent de regimul de TVA.
