O mașină de firmă se justifică atunci când numărul de kilometri parcurși în interes de serviciu este suficient de mare încât costul ei fix să rămână mai mic decât suma decontărilor pentru deplasări cu mașina proprie. Pragul exact diferă de la o firmă la alta, dar se poate afla cu trei cifre: kilometrii pe an, costul total pe kilometru și valoarea pe care o decontezi angajatului pentru fiecare kilometru.
Mulți antreprenori cumpără sau iau în leasing o mașină pentru că le place ideea, nu pentru că au făcut socoteala. Alții refuză din principiu orice vehicul al firmei și ajung să deconteze sume mari către angajații care străbat țara în fiecare săptămână. Ambele variante pot fi scumpe dacă nu pornești de la cifre.
Ce intră în costul real al unei mașini de firmă?
Costul nu se rezumă la rata lunară sau la prețul de achiziție. Un calcul onest are două categorii de cheltuieli, cele care apar indiferent de câți kilometri faci și cele care cresc odată cu ei.
- Costuri fixe: asigurarea obligatorie și, dacă o ai, cea facultativă, taxele anuale, inspecția tehnică periodică, parcarea, rata sau pierderea de valoare a mașinii în timp.
- Costuri variabile: combustibilul, uleiul și filtrele, anvelopele, plăcuțele de frână, reparațiile, spălătoria, taxele de drum și parcările din deplasări.
Diferența dintre cele două grupe este explicată pe larg în materialul despre costurile fixe și cele variabile, iar logica se aplică direct aici: cu cât mărești numărul de kilometri, cu atât partea fixă se împarte la mai mulți kilometri și costul pe kilometru scade.
Cum calculezi costul pe kilometru?
Aduni toate cheltuielile fixe dintr-un an, le împarți la numărul de kilometri parcurși și adaugi costul variabil pe kilometru. Rezultatul este suma pe care o plătești efectiv de fiecare dată când mașina se mișcă.
Iată un exemplu cu cifre rotunde, doar pentru a vedea mecanismul, nu ca preț de referință. Presupunem costuri fixe de 6.000 de lei pe an și costuri variabile de 0,60 lei pe kilometru.
| Kilometri pe an | Cost fix pe kilometru | Cost total pe kilometru |
|---|---|---|
| 6.000 | 1,00 lei | 1,60 lei |
| 15.000 | 0,40 lei | 1,00 lei |
| 30.000 | 0,20 lei | 0,80 lei |
Se vede ușor că aceeași mașină este foarte scumpă la 6.000 de kilometri și mult mai rezonabilă la 30.000. Dacă decontarea pentru mașina personală ar fi, de exemplu, 0,90 lei pe kilometru, mașina firmei câștigă clar la 30.000 de kilometri, dar pierde la 6.000.
Când este mai ieftină deplasarea cu mașina personală
Dacă angajatul face câteva deplasări pe lună, spre clienți din același oraș sau din județul vecin, o mașină de firmă stă mai mult parcată decât circulă. Ea costă însă asigurare, inspecție și depreciere în fiecare zi, indiferent dacă o folosește cineva.
În situația asta, decontarea kilometrilor, taxiul sau închirierea ocazională ies de obicei mai ieftin. Mai trebuie să iei în calcul și birocrația: foaie de parcurs, justificarea traseelor, acordul scris al angajatului pentru folosirea mașinii proprii. Cere contabilului să-ți spună exact ce documente sunt acceptate în firma ta, pentru că regulile fiscale se mai schimbă.
Când își merită banii mașina firmei
Un vehicul propriu devine avantajos când are utilizare constantă: agenți de vânzări pe teren, echipe de service, livrări, instalatori care duc scule și materiale. Aici contează și lucruri greu de pus în lei, de pildă faptul că mașina poate fi dotată pentru muncă, are inscripționare și este disponibilă oricând.
Un alt argument este controlul. Știi în ce stare e mașina, cum e întreținută și cine o conduce, ceea ce nu poți garanta la un autoturism personal folosit și în weekend, cu copii și cumpărături.
Cum arată decizia într-o firmă reală?
Să luăm o firmă de instalații cu doi tehnicieni. Primul face în fiecare zi două-trei intervenții în oraș și în localitățile apropiate, ajungând la peste 25.000 de kilometri pe an, iar al doilea merge la clienți doar de câteva ori pe lună. Pentru primul, mașina firmei este aproape obligatorie: scula stă în ea, programul e flexibil și costul pe kilometru e redus. Pentru al doilea, decontarea kilometrilor sau un abonament de transport ocazional este suficientă.
Exemplul arată că nu trebuie să alegi una singură pentru toată firma. Poți să faci calculul separat pentru fiecare rol și să iei decizia pe fiecare în parte. Mulți patroni constată astfel că au nevoie de o singură mașină, nu de trei.
Ce nu apare în calcul, dar contează
Două lucruri se uită des. Primul este banul blocat: o mașină cumpărată imobilizează bani care ar putea susține stocul sau publicitatea, subiect legat de fluxul de numerar al firmei. Al doilea este riscul: un accident sau o defecțiune lungă îți scot din joc exact omul care aducea vânzări.
Verifică și cât de ușor îți este să renunți la mașină dacă afacerea se schimbă. O mașină bine întreținută se vinde ușor, dar tot pierzi o parte din valoare în primii ani.
Întrebări frecvente
De la câți kilometri pe an are sens o mașină de firmă?
Nu există un număr valabil peste tot. Calculează costul total pe kilometru pentru modelul dorit și compară-l cu suma decontată pe kilometru; unde mașina proprie a firmei iese mai ieftină, ai pragul tău.
Pot combina ambele variante?
Da. Multe firme țin o singură mașină pentru deplasările frecvente și decontează kilometrii pentru cele ocazionale, ceea ce menține costurile fixe mici.
Cine ar trebui să decidă?
Decizia se ia pe baza cifrelor, cu aportul contabilului pentru partea fiscală. Opinia personală a patronului sau a angajatului nu ar trebui să cântărească mai mult decât calculul.
