Beneficiarul real este persoana fizică ce deține sau controlează în ultimă instanță o societate. Declarația privind beneficiarul real se depune la înmatriculare și se actualizează în 15 zile de la orice modificare a datelor acestuia. Obligația nu ține de mărimea firmei: o are și un SRL cu asociat unic persoană fizică.
Mulți administratori de firme mici cred că subiectul îi privește doar pe cei cu structuri stufoase, întinse pe mai multe societăți. Ghidul publicat de Mențiune ONRC, site informativ al societății ADISAF SRL, arată de ce această convingere este greșită și în ce momente declarația este uitată.
Beneficiar real nu înseamnă asociat
Cele două noțiuni se suprapun des, dar nu sunt identice. Asociatul este cel care deține părțile sociale și poate fi și o altă firmă. Beneficiarul real este întotdeauna o persoană fizică: omul aflat la capătul lanțului de societăți, potrivit Legii nr. 129/2019.
Un exemplu ilustrativ lămurește diferența. Un SRL are ca asociat unic o altă societate, deținută la rândul ei de două persoane fizice. În registru, asociatul este societatea-mamă. Beneficiarii reali se caută însă un nivel mai sus, printre persoanele care o dețin sau o controlează pe aceasta. La SRL-ul cu asociat unic persoană fizică, drumul este mai scurt, însă declarația tot trebuie dată.
Pragul de 25%: reper, nu formulă
Deținerea a peste 25% din capital este un criteriu considerat îndeplinit, iar de aici a apărut ideea că totul se reduce la un calcul de procente. Enumerarea din lege nu este însă exhaustivă. Contează și controlul exercitat prin alte mijloace, astfel că o persoană cu o cotă mică poate avea, în fapt, un cuvânt hotărâtor.
Există și situația inversă, în care analiza nu duce la nicio persoană fizică. Legea are o soluție subsidiară: atunci sunt considerați beneficiari reali administratorii. Administratorul care completează declarația are, prin urmare, de înțeles cum este controlată societatea, nu doar de împărțit capitalul la patru.
Când se depune și când se actualizează
Legea leagă declarația de trei momente:
- la înmatricularea societății;
- la orice modificare a datelor beneficiarului real, în 15 zile de la modificare (Legea nr. 129/2019, art. 56);
- anual, doar pentru societățile aflate în ipotezele speciale prevăzute de lege.
Pentru un SRL obișnuit, al doilea moment este cel care dă bătăi de cap. Declarația de la înființare a fost depusă odată cu restul actelor, iar de atunci nimeni nu s-a mai gândit la ea. Termenul de 15 zile se numără de la modificare, nu de la o solicitare venită din partea registrului, așa că responsabilitatea de a-l urmări rămâne în firmă.
Momentele care se uită
Prima categorie de omisiuni ține de datele personale. Beneficiarul real își schimbă domiciliul sau primește un act de identitate nou, iar în firmă nu se modifică nimic: aceiași asociați, aceleași cote, aceeași activitate. Tocmai de aceea nimeni nu face legătura cu declarația, deși datele trecute în ea nu mai corespund.
A doua categorie privește schimbările din structura societății: cesiunea de părți sociale, succesiunea și intrarea unui asociat nou prin majorare de capital. Aici atenția merge către contract, către hotărârea asociaților și către mențiunea de la registru, iar declarația rămâne la coada listei. Ea se actualizează însă distinct, cu termenul ei.
Un administrator prevăzător își notează aceste situații într-o listă scurtă și o recitește ori de câte ori un asociat anunță o mutare, o moștenire sau o vânzare. Întrebarea de control este mereu aceeași: s-a schimbat ceva în datele persoanei care controlează firma?
Ce conține declarația și cine o dă
Documentul cuprinde datele de identificare ale beneficiarului real: numele, data și locul nașterii, CNP-ul, actul de identitate, cetățenia și domiciliul. La acestea se adaugă modul în care se exercită controlul asupra societății, adică explicația pentru care persoana respectivă este considerată beneficiar real.
Declarația este dată de reprezentantul legal al societății, pe baza datelor primite în scris de la asociați. Forma scrisă are un rost practic: administratorul declară lucruri pe care le cunoaște de la alții și are nevoie de o sursă pentru ele. Cât privește forma declarației, există mai multe posibilități. Ea poate fi sub semnătură privată sau electronică, poate fi dată în fața reprezentantului oficiului ori poate fi autentificată.
Ce se întâmplă când declarația lipsește
Lipsa declarației se sancționează cu amendă. Mai mult, la cererea ONRC, tribunalul poate dispune dizolvarea societății dacă obligația nu este îndeplinită. Pentru o firmă care funcționează normal, cu angajați și contracte în derulare, o asemenea urmare ar fi cu totul disproporționată față de efortul de a completa și depune un document.
Dincolo de sancțiuni, există un efect de zi cu zi. În practică, băncile și notarii cer tot mai des clarificarea structurii de control. Administratorul care nu poate explica limpede cine este beneficiarul real al propriei firme se poate aștepta la întrebări suplimentare tocmai când are nevoie de un cont nou ori de un act semnat repede.
Unde se găsesc explicațiile complete
Cazurile particulare, de la societățile cu asociați persoane juridice până la formele în care poate fi dată declarația, sunt tratate în ghidul despre declarația de beneficiar real de pe Mențiune ONRC. Pagina începe cu un rezumat și indică sursele oficiale folosite, iar glosarul site-ului, cu 69 de termeni, explică noțiunile care apar în ea.
Mențiune ONRC nu este site-ul instituției ONRC și are caracter informativ, nu de consultanță juridică. Cine preferă să nu întocmească singur actele poate cere ADISAF pregătirea și depunerea dosarului; documentația juridică o elaborează un cabinet de avocat cu care societatea colaborează.
Pentru administratorul unui SRL mic, ideea de reținut este că declarația privind beneficiarul real nu se depune o singură dată. Ea urmează viața firmei și a oamenilor din spatele ei, iar câteva rânduri în agendă, la fiecare schimbare de domiciliu, de act de identitate sau de structură, o țin la zi.
