O ferma de animale functioneaza in fiecare zi a anului, fara pauze de weekend sau de sarbatori. Hranirea, mulsul, ingrijirea si curatenia se repeta dupa un program fix, iar orice abatere se vede repede in productie. In acelasi timp, ferma are si o parte administrativa tot mai mare, cu furnizori, cumparatori, angajati si documente.
Multi fermieri tin evidenta efectivelor intr-un registru, a furajelor pe facturi si a vanzarilor intr-un alt caiet. Firmele care lucreaza cu sisteme ERP pot aduna aceste informatii intr-un singur loc, astfel incat imaginea fermei sa fie completa in orice moment al anului, inclusiv intre doua inventare.
O astfel de schimbare nu se face peste noapte. Ea porneste de obicei de la zona care consuma cei mai multi bani si care se schimba cel mai des de la o luna la alta: hrana animalelor.
Furajele si costul lor zilnic
Furajele reprezinta, in cele mai multe ferme, cheltuiala principala. O platforma precum Odoo ERP software poate urmari stocurile de nutreturi, achizitiile si consumul zilnic pe fiecare grup de animale, astfel incat fermierul sa stie din timp cand trebuie sa cumpere si cat il costa de fapt hranirea.
Cand consumul este notat constant, diferentele ies la iveala. Un grup care mananca mai mult decat de obicei, fara sa produca mai mult, poate semnala o problema de sanatate sau o reteta de furajare care nu mai este potrivita. Fermierul poate cere atunci parerea medicului veterinar sau a nutritionistului, avand la indemana cifrele ultimelor saptamani.
Pentru o evidenta utila a hranei, cateva date de baza ar trebui notate cu regularitate, de preferat in fiecare zi, de aceeasi persoana sau de responsabilul de tura:
- cantitatile de furaje primite si furnizorul
- stocul ramas in magazie si in silozuri
- consumul pe fiecare grup de animale
- pretul de achizitie al fiecarui lot
- pierderile din depozitare
Efectivele si istoricul animalelor
Fiecare animal are un istoric: data nasterii, tratamente, perioade de productie, mutari intre grupuri. Un sistem de tip ERP agricultura poate pastra aceste informatii intr-o forma usor de consultat, legata de restul activitatii fermei, fara registre separate tinute de persoane diferite.
Evidenta clara ajuta la planificarea reproductiei si a inlocuirii animalelor. Fermierul vede ce animale intra in perioade importante si poate pregati din timp spatiile, furajele potrivite si echipa care se va ocupa de ele.
Si controalele veterinare devin mai simple. Tratamentele si vaccinarile sunt notate odata cu efectuarea lor, iar documentele cerute pot fi pregatite fara cautari prin hartii vechi. Medicul veterinar al fermei poate vedea istoricul complet inainte de fiecare vizita.
Cum organizezi productia si livrarile intr-o ferma
Laptele, carnea sau ouale sunt vandute de obicei catre procesatori, magazine, piete locale sau direct catre clienti, uneori prin mai multe canale in acelasi timp. Fiecare canal are preturi si conditii diferite, termene de plata proprii si cerinte de calitate, iar cantitatile livrate trebuie corelate cu ce s-a produs in ferma.
Cand productia zilnica si livrarile sunt in acelasi sistem, diferentele se vad imediat. Fermierul stie ce a vandut, catre cine si la ce pret, iar facturile pot fi emise fara intarziere, odata cu livrarea.
Fluxul unei zile obisnuite de productie si livrare poate fi organizat in cativa pasi simpli, repetati zilnic de aceeasi echipa, indiferent de canalul de vanzare:
- inregistrarea productiei la sfarsitul fiecarei ture
- pregatirea comenzilor pentru clienti
- emiterea documentelor de livrare
- verificarea cantitatilor receptionate de client
- facturarea si urmarirea incasarilor
Costul real pe unitate produsa
Multi fermieri stiu cat vand, dar mai greu cat ii costa fiecare litru sau kilogram produs. Furajele, energia, manopera, tratamentele si amortizarea echipamentelor se aduna din surse diferite si sunt rar puse impreuna.
Cand aceste costuri sunt legate de productie, calculul devine posibil in fiecare luna, fara sa fie asteptat sfarsitul anului. Fermierul poate vedea ce schimbari aduc rezultate si ce cheltuieli pot fi reduse.
Negocierea cu cumparatorii devine si ea mai sigura. Un pret discutat pornind de la costuri reale este mai greu de impins in jos, iar fermierul stie pana unde poate merge fara sa lucreze in pierdere.
Angajatii si programul fermei
Intr-o ferma, oamenii lucreaza in ture, iar informatiile trebuie sa treaca fara pierderi de la o tura la alta. Un animal tratat dimineata trebuie urmarit cu atentie si seara, iar o problema la un echipament trebuie anuntata echipei urmatoare.
Notitele lasate pe hartie sau pe o tabla din grajd se pierd usor ori sunt sterse din greseala. O aplicatie simpla, folosita de pe telefon, poate pastra aceste informatii si le poate face vizibile pentru toti cei care au nevoie de ele, fara apeluri repetate.
Instruirea angajatilor trebuie facuta cu rabdare si pe situatii concrete din ferma, de preferat in grupuri mici. Oamenii accepta mai usor un instrument nou cand vad ca le scurteaza munca, nu ca le adauga sarcini.
Ferma ca afacere pe termen lung
Dupa un an de evidenta ordonata, fermierul are un istoric complet al costurilor, productiei si vanzarilor. Aceste date ajuta la planificarea investitiilor, de la extinderea grajdurilor pana la achizitia de echipamente noi pentru muls sau furajare.
Discutiile cu banca, cu finantatorii sau cu partenerii unui proiect european devin mai simple cand cifrele sunt clare si pot fi aratate oricand. Un plan de afaceri sustinut de date reale este mai credibil decat unul construit din estimari.
Pentru o ferma care vrea sa creasca, ordinea administrativa devine la fel de importanta ca ingrijirea animalelor. Ambele cer constanta si atentie zilnica, iar rezultatele lor se vad abia in timp, de la un sezon la altul.
